La gestion de projet est avant tout une affaire d’interactions humaines qui ne peuvent être simplement implémentées dans un système. Je ne pense pas qu’une seule méthodologie puisse résoudre tous les problèmes liés à la gestion de projet. Un projet est un ensemble d’entités, de processus, de phases, de résultats de processus, de rapports, d’état, d’activités et de beaucoup autres interactions. Les méthodologies sont utiles pour donner une ligne directrice qui aidera le chef de projet à conduire le projet et à éviter les erreurs dans l’organisation, la communication, la coordination, l’implémentation, les tests et la livraison. Les méthodologies doivent être prises pour ce qu’elles sont : des outils. Bien sûr leurs fournisseurs tenteront de vous convaincre de l’utiliser en pointant le risque d’échec si vous ne suivez pas leur avis. Mais qui a déjà essayé d’utiliser une méthodologie d’un bout à l’autre d’un projet sait que cela ne fonctionne pas.
Un nombre important d’éléments doivent être pris en considération avant de choisir une méthodologie, la taille du projet, le nombre de personnes, de domaines d’activité, le temps imparti, l’objet du logiciel, le cahier des charges et bien d’autres encore comme le budget alloué à la méthodologie et à l’organisation du projet.
Un chef de projet averti utilisera des parties de méthodologies en fonction de l’avancement du projet. Il passera d’une méthodologie à une autre en fonction des besoins. Ce document est la quintessence de notre expérience.
2 Objectif de ce document.
Ce document décrit une approche simple pour la prise en charge de projets informatiques au sein des sociétés de Guriansoft. Cela concerne les commerciaux ; les chefs de projets, le responsable de planning, les développeurs, les testeurs, les clients, les consultants ainsi que la direction de la société. Cette approche doit être suivie par tous les acteurs impliqués dans les processus de gestion de projet
Tous les processus décrit dans ce document sont dans ONEBEEZ notre plateforme de gestion d’affaire, avec le module “Projets & Affaires”.
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| Figure 1: Gestion de projet : Une approche globale des processus |
3 Comment prenons-nous en charge un projet?
Description d’une approche simple pour la prise en charge d’un projet.
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| Figure 2: Gestion de projet – processus de prise en charge. |
3.1 Processus de prise en charge: l’identification
Au-dessus nous avons le schéma du processus de prise en charge d’un projet, qu’il vienne d’un client, d’un partenaire ou d’une demande interne. Ce processus est composé de cinq étapes principales :
- L’identification du projet.
- La recherche informations
- La rédaction de l’analyse et des spécifications.
- L’adéquation aux ressources
- La communication de projet
- Qui: c’est le rôle des commerciaux et des ingénieurs avant-vente d’identifier un projet potentiel chez un client.
- Comment: Afin d’identifier un projet potentiel, les commerciaux doivent avoir une bonne connaissance de l’offre de Guriansoft. L’offre comprend les technologies que l’on peut utiliser pour le développement des projets, mais également la capacité à s’approprier des nouvelles techniques, la disponibilité des équipes de Guriansoft et le niveau d’investissement financier que l’on devra faire pour prendre en charge un nouveau projet.
- Quoi: à ce niveau il n’y a pas de document demandé par Guriansoft, juste un relevé des affaires possible
3.1.2 La recherche d’informations
Si nous avons peu ou pas d’informations nous ne pouvons faire une offre au forfait. Si un client ne peut donner un périmètre et un cahier des charges, le commercial devra faire une offre de facturation sur le temps passé.
L’information demandée est :
- Le périmètre du projet
- Le cahier des charges
- L’architecture technique du projet
- L’architecture fonctionnelle du projet
- Les spécifications détaillées.
- Le plan de test du projet
- Les cas de tests
En principe tous ces documents ne sont pas nécessaires pour faire l’estimation du projet, mais c’est ce dont nous avons besoin dans une situation optimale. Au cas où les documents n’existent pas ou sont incomplets, le commercial doit vendre le service de rédaction par Guriansoft.
- Qui: C’est le rôle du commercial ou de l’avant-vente de collecter l’information sur les projets potentiels chez un client.
- Comment: En demandant au client l’ensemble des documents qui sont disponibles et qui décrivent le projet.
- Quoi: Tout document disponible qui décrit le projet.
3.1.3 Analyse et spécification
L’analyse et les spécifications détaillées sont un point crucial dans le processus de prise en charge d’un projet.
Une définition de projet décrit précisément la compréhension commune à toutes les personnes clés participantes du projet de son périmètre et de son domaine fonctionnel. La définition est comme les fondations du projet sur lesquels on bâtit son succès. La définition du projet sert aussi de base contractuelle car elle décrit clairement les attentes et jalons du projet. La définition du projet est écrite par la maîtrise d’ouvrage. En principe tout projet a besoin d’une définition même les plus petits d’entre eux.
Basé sur cet énoncé nous avons développé GPDEF, notre outil pour écrire des cahiers des charges et les spécifications détaillées: http://gpdef.com
- Qui: Le chef de projet de la maîtrise d’ouvrage aidée par les membres de l’équipe. Un consultant chargé par le client d’écrire le cahier des charges et les spécifications détaillées. Le client en utilisant GDPEF ou un consultant.
- Comment: En utilisant GPDEF ou un autre outil disponible sur le marché.
- Quoi: Les documents, afin de fixer le projet, doivent couvrir les points suivants :
du projet.
o Description fonctionnelle : entrez les mots-clés décrivant et qualifiant
vos besoins.
o Description des menus : décrire et définir les menus de votre projet.
o Analyse des risques : décrire les principaux risques et les risques
potentiels liés а la gestion de votre projet.
o Configuration de l'application : donner les informations sur la
configuration générale de votre projet.
o Description des séquences : décrire les fonctions qui devront marcher
indépendamment de l'utilisateur.
o Définition des utilisateurs : définir les rôles des différents utilisateurs
de votre projet.
o Sécurité : définir les restrictions d'accès selon les utilisateurs et décrire
l'environnement de sécurité que vous souhaitez pour votre application.
Sans cahier des charges et spécifications détaillées nous ne pouvons prendre en charge un projet au forfait. Un projet sans cahier des charges et spécifications détaillées ne peut être pris en charge qu’au temps passé, seul le client supportera le risque d’échec.
3.1.4 L’adéquation aux ressources
Une première esquisse des besoins en ressources pour le projet. De quel type de ressources humaines a-t-on besoin ? Sont-elles disponibles pour la période désirée?
- Qui: Le chef de projet de Guriansoft qui doit communiquer avec les commerciaux.
- Comment: Lors d’une revue de projet, dans le cadre de la prise en charge d’un projet.
- Quoi: Profils demandés en ressources humaines pour ce projet.
3.1.5 Communication de projet
Pour mettre en place le processus de définition le chef de projet de Guriansoft à besoin de comprendre et de communiquer sur l’information suivante aux clients, à la direction et aux futurs membres de l’équipe :
• Description du problème – Décrivez le problème à appréhender et à résoudre.
• Nom du projet – Donnez un nom de projet officiel concis et descriptif.
• Identifiant du projet – Donnez un identifiant unique pour le projet.
• Description du projet – Donnez une description brève du projet en mentionnant le contexte et
l’environnement.
o Spécification globale du projet
o Architecture technique du projet
o Architecture fonctionnelle du projet
o Spécifications détaillées du projet
o Plan et cas de test du projet
• Objectifs du projet – Décrivez ce qui doit être réalisé et ce qui doit être livré au client.
• Périmètre – Donnez un premier jet de ce qui doit être dans le projet et ce qui en est exclus.
• Client – Décrivez précisément qui est le client/utilisateur.
La compilation de ces informations donnera le noyau de la définition de projet. Dans le document de définition du projet nous trouverons les diverses caractéristiques et détails propres à chaque projet qui détermineront le niveau de précision et d’efforts requis. Souvent la définition du projet évolue alors même que le projet est en développement, ces évolutions doivent être traitées comme des itérations.
- Qui : Le chef de projet de Guriansoft.
- Comment : En utilisant notre plateforme ONEBEEZ, le chef de projet doit y enregistrer toutes les informations et tous les documents sur le projet à venir. Ainsi l’information est partagée avec tous les membres de l’équipe en fonction des droits d’accès donnés par le chef de projet.
- Quoi : Le cahier des charges, le contrat de projet, le compte-rendu d’entretient avec les clients, les spécifications détaillées, les résultats attendus, la description des sorties requises.
3.2.1 Estimation de la charge de travail.
La charge de travail est un élément de composition du prix du projet. Le chef de projet doit estimer avec précision la charge de travail. La charge de travail doit être communiquée au commercial au plutôt pour qu’il puisse faire une offre.
- Qui : Le chef de projet de Guriansoft aide par l’architecte et les développeurs certifiés.
- Comment : La charge de travail est obtenue en partageant le travail à réaliser en tâches et en additionnant la charge de travail estimée pour chaque tâche.
- Quoi : Tous documents disponibles, du contrat de projet à la description des tâches et sous-tâches du projet.
3.2.2 Plan du projet.
Un premier jet du plan projet doit être conçu en même temps que l’on fait l’estimation de la charge de travail. Cela permet de voir si les plans correspondent aux souhaits du client en termes de planning et de jalons. Également cela permet de prévoir la disponibilité des ressources nécessaires.
- Qui : Le chef de projet doit écrire le premier jet du plan projet, il peut être aidé par une personne des ressources humaines pour les affectations au projet.
- Comment : En utilisant un diagramme de Gantt comme celui de ONEBEEZ, assemblant les tâches et sous-tâches du projet et de ses sous-projets.
- Quoi : les lignes de l’estimation de la charge de travail sont souvent utilisées pour créer les tâches et sous-tâches du projet et de ses sous-projets.
4 Comment gère-t-on un projet?
Description d’une approche simple pour la gestion de projet.
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| Figure 3: Processus de gestion de projet. |
Un projet, comme dit auparavant, est avant tout une addition d’interactions humaines conjuguées dans un sens pour l’accomplissement d’un résultat attendu. Pour atteindre le résultat attendu vous devez tout d’abord le connaître et en définir le chemin qui vous y mènera. Comme un projet est composé d’interactions humaines il nous faudra les manager en communiquant sur les étapes, les statuts, les problèmes, les modifications et les progrès. Cette information doit être disponible pour l’ensemble des acteurs du projet, en fonction bien sûr, des droits d’accès donné par le chef de projet. À chaque étape du projet tous les acteurs doivent être capables de rendre compte des statuts des points concernés.
L’information en question est :
• Cahier des charges,
• Spécifications détaillées,
• Résultats attendus,
• Description des sorties attendues,
• Plan(s) projet,
• Description des tâches,
• Plans des tâches,
• Contrat de projet,
• Affectation,
• Journal quotidien,
• Progrès,
• Journal de chat,
• Compte-rendu de réunion/discussion,
• Rapport d’activité,
• Compte-rendu de réunion de suivi de projet.
L’information doit être centralisée et accessible en temps réel à tous les acteurs du projet en fonction de leur droit d’accès.
Le module « Projet & Affaire » de ONEBEEZ a spécialement été conçu pour supporter les activités projet et son suivi.
4.2 Processus d’implémentation du projet.
On peut définir quatre étapes principales dans le processus d’implémentation d’un projet informatique.
- Validation du plan projet,
- Affectation des ressources,
- Processus d’implémentation et de test du projet,
- Itération du projet.
4.2.1 Validation du plan projet.
Le plan projet doit être validé avant le début de l’implémentation. Si une différence apparait par rapport à celui qui est dans le contrat, le chef de projet devra en avertir le client lors d’une réunion de suivi de projet et un compte-rendu écrit devra être produit afin de laisser une trace.
4.2.2 Affectation des ressources.
Une fois le plan projet validé, le chef de projet doit affecter les tâches et leur planning aux membres de l’équipe en charge du projet.
4.2.3 Implémentation et test du projet.
L’équipe réalise l’implémentation et les tests en fonction du plan projet. Le suivi de projet est fait par le chef de projet qui rend compte au client des progrès et des difficultés. En utilisant ONEBEEZ toute personne tierce déclarée dans le système pourra suivre les progrès et les discussions sur le projet.
4.2.4 Les itérations du projet.
Toutes les itérations doivent être décrites dans le contrat de projet. Toute itération doit avoir un scope, des descriptions détaillées et des jalons. Dans ONBEEZ une itération est un sous-projet.
Une demande de changement (RFC) doit être traitée comme une itération et suivie comme un sous-projet. La charge de travail doit être estimée et un addendum au contrat doit être produit et signé par les parties.
4.3 Processus de validation du projet.
On peut définir deux étapes principales pour la validation d’un projet :
- Recette du projet,
- Mise en production.
4.3.1 La recette du projet.
Une manière facile pour construire un document de recette de projet est de copier les détails du plan projet et de valider chacune des tâches et des jalons.
4.3.2 La mise en production.
Une fois la recette signée et l’infrastructure établie pour héberger le projet l’installation peut être réalisée en accord avec les règles du contrat et le projet peut être mis en production.
Le PDF complet est disponible sur simple demande à contact@guriansoft.com
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